ระบบสารสนเทศในองค์กร

ความสัมพันธ์ระหว่างระบบต่างๆ

ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS)

          เป็นระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุนสารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยในการวางแผนกลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร สามารถช่วยแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง Unstructured  ซึ่งจะเน้นทางด้านข่าวสารสำหรับผู้บริหารระดับสูง  และยังสามารถใช้ข้อมูลจากภายในและภายนอกได้ในการสร้างและประมวลผล  เหมาะกับการวิเคราะห์และประยุกต์ใช้กับปัญหาที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ข้อดีของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

        1.ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการนใช้งาน

        2.การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์

        3.ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ

        4.ทำให้สามารถเข้าใจสารสนเทศได้ดีขึ้น

        5.มีการกรองข้อมูลทำให้ประหยัดเวลา

        6.ทำให้ระบบสามารถติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อเสียของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร

        1.อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกได้รับข้อมูลมากเกินไป

        2.ยากต่อการประเมิณผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ

        3.ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้

        4.ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตอลดเวลา

        5.ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล
 ตัวอย่างของระบบ ESS ในทางธุรกิจ   การเจาะลึกข้อมูลของผู้บริหารเกี่ยวกับผลกำไรขาดทุน  รายงานงบดุล และยอดขายทั้งแบบขายปลีก และขายส่ง  แยกประเภทตามภูมิภาค  ตามตัวแปรต้น อื่นๆ ได้ตามปรารถนา   การตรวจรายงานการควบคุมด้านการเงินและยอดบัญชี  ในแต่ละเดือน

Executive Support System (ESS)

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS เป็นระบบสารสนเทศที่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ โดยที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจในปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง อย่างไรก็ดีปกติ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจแทนผู้บริหาร แต่จะนำเสนอข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจ ในขณะที่ผู้บริหารจะต้องกระทำการตัดสินใจโดยใช้สติปัญญา เหตุผล ประสบการณ์ และความคิดสร้างสรรค์ของตน

องค์ประกอบของ DSS

 

ตัวอย่างภาพจากระบบสนับสนุนการตัดสินใจ แสดงพื้นที่อุทยานแห่งชาติดอยอินทนนท์ จังหวัดเชียงใหม่ ที่แปรจากภาพถ่ายจากดาวเทียม แสดงเส้นทางคมนาคม ทางน้ำ ฯลฯ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)    ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบวันต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้น ระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องและทันสมัยอีกด้วย โดยทั่วไป MIS มักรวมระบบ

 คุณสมบัติของระบบ MIS

1.จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน 

2.จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร

3.จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

4.จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปของ องค์กร

5.ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะ ผู้ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างของระบบ MIS ในทางธุรกิจ   
       

ระบบผู้ชำนาญการ (Knowledge Work System : KWS)

          เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าระบบงานสร้างความรู้ หรือ จัดการความรู้ เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรระดับวิชาชีพที่มีความรู้สูงและทักษะเฉพาะทาง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย ทนาย นักวิทยาศาสตร์ ที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้นและใช้เป็นฐานรองรับการจัดการความรู้ (knowledge-based system) และอาจนำเทคโนโลยีระบบปัญญาประดิษฐ์ หรือ Artificial Intelligence (AI)   มาประยุกต์ใช้ ในการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ บริการใหม่ การจัดหมวดหมู่และบูรณาการความรู้ใหม่เข้าไปในองค์การ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน ซึ่งหน่วยงานจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

ระบบสำนักงาน (Office System)

         กระบวนการในการนำเอาระบบการสื่อสารข้อมูล  ที่ทันสมัยแบบเครือข่าย เข้ามาช่วยในงานสำนักงาน เพื่อที่จะให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมี  ประสิทธิภาพ ด้วยการบันทึกข้อมูลข่าวสารและสื่อไปยังผู้ต้องการใช้ได้ในทันที”

วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

                การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีจุดประสงค์เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องใช้เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลนำมาวิเคราะห์หาวิธีแก้ปัญหาและเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้ต้องการทราบ ดังนั้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติจึงมีวัตถุประสงค์เพื่อ

•  ต้องการที่จะค้นหาความสะดวกในการปฏิบัติงานในสำนักงาน
• ต้องการที่จะใช้สารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
• ต้องการลดปริมาณงานด้านเอกสารในสำนักงาน
• ต้องการที่จะขยายงานให้กว้างขวางออกไป

ระบบประมวลผลรายการธุรกรรมข้อมูล (Transaction Processing System : : TPS)          ระบบการประมวลผล มักเป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่ายสินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

                ผู้บริหารมีความต้องการระบบ TPS สำหรับตรวจสอบกระบวนการทำงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในองค์กร และความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก

 ลักษณะเด่น  ของ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน สิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ

• ลดจำนวนพนักงาน
• องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
• ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

 

 

บทบาทเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการจัดการทางการเงิน

ระบบสารสนเทศทางด้านการเงิน

ระบบสารสนเทศทางการเงิน (financial Information system) ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity)ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ  3 ประการ ดังต่อไปนี้

1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์

2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่นรายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะ เพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น

3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจ สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

1.              การควบคุมภายใน (internal control)

2.             การควบคุมภายนอก (external control)

ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่  

          1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ, อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น

          2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงินลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่าง ๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็น   รายงานด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป

          3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่าง ๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เป็นต้น

 

ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการเงิน

 การจัดการเงินสดและหลักทรัพย์ (cash/credit/investment management)

                  - ข้อมูลเงินสดรับและออก   
                  - ใช้สำหรับการลงทุนกับเงินทุนส่วนเกิน

                  - มีแบบจำลองทางคณิตศาสตร์การเก็บเงินสด software

 งบประมาณการลงทุน (capital budgeting) 

                  - การวิเคราะห์ การลงทุนโรงงาน เครื่องจักร อุปกรณ์ ความเสี่ยง   

 การวางแผนการเงิน (financial planning)

                  - ประเมินสมรรถนะทางการเงินของธุรกิจ ในปัจจุบันและที่คาดการณ์  

                  - วิเคราะห์ทางเลือกทางการเงินของกิจการ 

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงิน

  

สถาบันการเงินต่างๆ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของเครื่องถอนเงินโดยอัตโนมัติ หรือ ATMเพื่ออำนวยความสะดวกในการฝาก ถอนเงิน และได้นำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์และออฟไลน์เข้ามาช่วยในการทำงานประจำวันของธนาคาร ทำให้การเชื่อมโยงข้อมูลของธนาคารเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว เชื่อมโยงกับสาขาอื่น หรือสำนักงานใหญ่ได้

ระบบเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine : ATM) หรือระบบถอนเงิน หรือฝากเงินของธนาคารโดยอัตโนมัติ เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการธนาคาร และเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีระบบสารสนเทศที่ได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจ